朋友的工作经常需要出差，公司规定至亚洲国家出差，每天补助餐费 450 元台币，出差人员需先垫款，回国后凭收据申请款项。

首先，这 450 元的补助大概不能被称为「福利」，毕竟以新加坡、香港、上海等亚洲主要城市的物价，150 元一餐算是相当基本的消费，所以它顶多算是「差旅津贴」。事实上，朋友说他每次出差都得跟客户、合作伙伴应酬，往往自掏腰包加码不少。

再来，出差 5 天帮公司垫款 NT$ 2,250，说实在也不是什么大钱。但常常就为了申请这几千块补助，每次让朋友被弄得非常非常火大。

会计部门的表格繁琐，需要花很多时间填写，申请送出后即使顺利也要好几周才能收到垫款，这些他都可以忍受。重点是会计部门的同仁不知道怎么回事，总是像抓贼一样的对待辛苦出差回来的同事。两个人出差一起吃饭共享一张收据，不行。收据是影印本，不行。第一天用了 500 元，第二天只用 400 元，对不起，加起来只能领 850 元，因为单天最高补助 450 元。出租车收据，不行，这是餐费补助。更令人气绝的，退件的同时她还要补上一句：「你是企图盗用公款吗？」

这就是公司一大就会跑出来，令人哭笑不得的「守门员」文化。

我想当初朋友公司的 CEO 会想到要设立差旅餐费补助，绝对是为了体恤外出同仁的辛劳。但这样的好意交由负责「防弊」的财务部去执行，很容易就会规划出充满门坎的细则。再加上业务执行人员平常捍卫公司资产的习惯，最后就忘了当初设立这个补助的初衷，也忽略了对一家大公司而言，为了几百块钱这样刁难同事，实在是不符合机会成本和比例原则。

appWorks 投资的新创公司里面，有好几家都已经成长至数十名员工，正在经历从「游击队」到「正规军」的转型。因此我经常与这些 CEO 讨论该如何建立组织分工与制度，避免落入守门员文化的陷阱。有些一再出现的提醒，在这里与大家分享：

1、明确的目标：每项业务，都必须设定清楚明白的工作目标，这是 CEO 与经营团队的责任；

2、明确的沟通：每个涉及的主管与同仁，都必须非常清楚这个业务的目标 (请他用他的话告诉你是很好的检验)；

3、考虑人性：一个组织或制度最怕过于理想化，设计时务必把人性的懒惰、健忘等特质纳入考虑；

4、防呆设计：就像最棒的产品不需要说明书一样，最棒的组织与制度是同仁能够自然融入与发挥的；

5、体贴感受：是人都会有感受，心理的状态更是会影响同仁的工作产出，因此制度的「用户接口」必须用「心」思考；

6、执行成本：执行所需要的人力与时间，很容易被忽略；

7、偏好垂直整合：如果可以选择的话，垂直整合的效果往往比垂直分工好很多；

8、个案处理弊端：最忌讳为了防弊而设计繁琐的流程，最后伤害了人员的效率，事实上在大多数的状况下，弊端只需要发生时个案处理即可；

9、随时准备好修改：就像任何产品一样，一个组织或制度下去施行后，往往会发生与当初想象差异颇大的结果，这时要勇于修改，必要时甚至认错道歉；

10、养成目标导向文化：最后，要让同仁们习惯公司的组织与制度是应该经常修改的，只要能够加速达成目标，并且让同仁们有个舒适愉悦的工作环境，组织与制度没有不可以被修改的地方

以上，希望这些思考点能够帮助你在公司 1 到 100 的规模化过程中，不断演化出越来越棒的组织型态。